A Importância da Comunicação – Parte 1

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Saiba sobre a importância da comunicação dentro das empresas

Por Ana Paula Pingarilho
Participação na escolha do tema – Josi Mística

Nesse artigo compartilharei um pouco da minha visão sobre dois assuntos que considero importantes dentro as organizações e pouco cuidadas como deveriam. São eles: a informação e a comunicação.

Infelizmente, muitas organizações dedicam pouco tempo a esses assuntos. Mesmo aquelas que investem em treinamento e capacitação técnica de seu pessoal, às vezes ou muitas vezes, deixam de lado e não oferecem o tempo e o esforço necessários para estabelecer mecanismos eficazes de comunicação.

Esses temas rendem bastante e por esse motivo considerarei esse artigo como parte I da minha dissertação.  Essa introdução tem como proposta abrir a consciência para a relevância desses dois assuntos. Em breve darei continuidade! Acompanhe!

Você percebe a diferença entre informação e comunicação?

Vamos lá:

Informação: é quando um emissor passa para um receptor uma determinada mensagem. Simples assim.

A informação não acontece quando a mensagem não é emitida, ficando guardada por opção ou por displicência do emissor. Parece lógico, né? Eu sei. Mas isso acontece demais e estraga muitas relações e muitos processos dentro de pequenas ou de grandes companhias.

 

Comunicação: é quando essa mesma informação que sai do emissor, chega ao receptor, é entendida, codificada e retornada. Esse processo chama-se feedback. Isso significa dizer que a mensagem foi compreendida sem perder sua integridade, se mantendo íntegra e da mesma proporção de conhecimento que saiu do emissor. A informação se torna compartilhada de forma completa para as pessoas envolvidas.

Essa compreensão da mensagem emitida, recebida, absorvida e retornada, é o que entendo por comunicação de sucesso. É justamente nesse processo que encontramos muitas “pedras no caminho” da tão almejada comunicação. Diga-se de passagem, que muitos de nós sonhamos com “ela” e pouco nos esmeramos para “fazê-la” acontecer corretamente. Essa é uma grande verdade.

Muitas empresas penam com as tristes consequências de seus falhos processos de comunicação, justamente por não estarem antenadas aos passos necessários para se chegar à compreensão. Outro motivo também é a omissão do compartilhamento das informações igualmente para todos os funcionários.

Muitas empresas e gestores não se preocupam em transmitir a informação correta e clara para seus funcionários – seus receptores. Desconsideram a importância de utilização de veículos adequados e linguagem direcionada para cada público.

Pergunto para você: Como anda a comunicação na empresa que trabalha? Na sua equipe de trabalho? Na sua universidade? Entre professores e alunos? E em seus relacionamentos?

Tipos de comunicação

Noto que existem os seguintes tipos de comunicação no ambiente profissional:

  • Comunicação Interpessoal: Quando você se comunica com uma ou mais pessoas. Nessa comunicação é necessário redobrar a atenção quando o número de pessoas envolvidas é maior. Pois, quanto mais gente, maior a chance de ocorrer problemas no entendimento.
  • Comunicação Interfuncional: Quando um departamento se comunica com outro departamento. Independente da forma que aconteça (pode ser por escrito ou verbal). Resumidamente, a comunicação interfuncional é quando uma área da empresa está se comunicando com a outra.

Imagine a seguinte situação: Uma área dá início à emissão de uma informação e essa informação será repassada por outras áreas até chegar ao cliente. A dúvida é: Será que a mensagem que chegará até o cliente estará correta?

Quando não há um processo robusto e controlado da comunicação, essa dúvida é uma preocupação e um risco constante. Nesses casos, a empresa precisará contar com a sorte para que o processo de compreensão seja eficiente. E é juntamente isso que sempre me preocupou e me preocupa dentro das organizações. O tal telefone sem fio e sem fim, que acaba gerando boatos e informações erradas.

  • Comunicação Corporativa: Funciona internamente ou com o meio externo. É o que a empresa formal quer passar para os seus funcionários, para a mídia, para seus fornecedores, parceiros ou para outra empresa. Uma informação não compreendida ou não dita com clareza poderá comprometer imensamente a imagem de uma empresa tanto internamente quanto externamente.

O conceito de comunicação corporativa deve ou deveria ser inserido no contexto empresarial estratégico., porque a comunicação é estratégica e precisa ser vista sob uma nova perspectiva que contemple as teorias de gestão. A comunicação tem que ser aplicada como um instrumento de inteligência empresarial.

Essa comunicação é o conjunto de atividades focadas e norteadas pela visão da empresa. São ações, estratégias, produtos e processos desenvolvidos e que funcionam reforçando a imagem de uma empresa, junto aos seus públicos de interesse (clientes, funcionários e formadores de opinião).

O estabelecimento de uma comunicação eficaz requer também a existência de um ambiente favorável à definição de estratégias de recursos humanos e financeiros que permitam a sua implementação. Fato!

A comunicação corporativa necessita ser entendida como um processo dinâmico através do qual as organizações se relacionam dentro e fora dos muros que a cercam.

  • Comunicação informal ou livre: Quando os canais formais de comunicação da empresa não funcionam, surge esse forte movimento. Muitos chamam essa rede informal de comunicação, de rádio corredor ou rádio peão. A liberdade da informalidade tem o perigo de gerar fofocas e insatisfações entre os funcionários – essa é a parte negativa dessa comunicação.

Possíveis bloqueios na comunicação

Pessoais: As pessoas podem facilitar ou dificultar as comunicações. Tudo irá depender da personalidade de cada um, do nível de satisfação e motivação, das emoções, dos valores pessoais e também de acordo com a forma que a empresa cuida dos seus funcionários.

Administrativas: São as dificuldades que as organizações não enfrentam para processarem suas informações.

Bom senso: O excesso de informações é outra barreira bastante presente na atualidade. A sobrecarga de informações, a proliferação de papéis administrativos e institucionais, reuniões desnecessárias e inúteis, causam um enfraquecimento generalizado. A falta de seleção e de prioridades acaba confundindo o público em vez de propiciar uma comunicação saudável.

Ausência: Da mesma forma a falta de emissão das informações ou a centralização das mesmas, é extremamente prejudicial para o alcance de seus resultados.

Comunicações incompletas e parciais: Essa também é uma barreira na comunicação empresarial. São encontradas nas informações fragmentadas, distorcidas ou sujeitas a dúvidas, nas informações não transmitidas integralmente ou sonegadas.

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A Comunicação dentro das organizações é extremamente importante por ser uma ferramenta de inteligência que contribui para moldar empresas líderes. Uma comunicação robusta e de sucesso nada mais é que uma forma de administrar “fora da caixa” e estrategicamente. Sua aplicabilidade é ampla e composta por um diversificado pacote de processos, cenários, produtos, planos e ações que permitem que a organização obtenha resultados positivos e em conformidade com suas metas, missão e valores.

As empresas precisam ter canais formais de comunicação, bem desenvolvidos e temperados, porque quando os funcionários não recebem informação ou não sabem o que está acontecendo dentro do seu ambiente de trabalho, eles começam a fabricar a informação, informação essa baseada na percepção, sentimento ou pedaço de uma história que ouviu por aí. Infelizmente, as pessoas tendem a levar a diante a informação que entenderam e isso pode virar uma confusa de fatos e mentiras. O trabalho para consertar o que os boatos causam, muitas vezes, saem mais caros do que as ações preventivas. Esse processo é danoso e desnecessário.

Em breve, comunicação parte 2.

Um forte abraço!

Ana Paula Pingarilho