Dicas para alavancar sua produtividade

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Por Ana Paula Pingarilho

Em uma época de pressão como o de encerramento de um curso, conclusão de tese e principalmente no ambiente profissional/mercado de trabalho, é fundamental e estratégico cuidar da forma como você cumpre seus prazos, compromissos e a qualidade efetiva dessas entregas.

Quero sugerir uma metodologia para ajudá-lo a estruturar, organizar, cumprir com suas tarefas e prioridades acadêmicas/profissionais. É o método do GTD. Essa é uma ferramenta que o ajudará a explorar cada vez mais seu potencial disciplinadamente.

O que significa GTD?

GTD – Getting Things Done é uma metodologia para aumentar a produtividade, desenvolvida por David Allen, autor do livro que dá base para o conceito GTD: “Getting Things Done”.

GTD  é simples e objetivo. Porém, sua aplicabilidade requer dedicação. Não adianta querer resultado sem se empenhar. Fato!

Seguem os passos a serem seguidos para colocar o GTD em prática.

A implantação do GTD tem basicamente cinco etapas bem definidas e interdependentes. São elas:

  1. Coleta

Primeiro passo: Liste todas as coisas a fazer: ideias, entregas, situações pendentes, lembranças, iniciativas, projetos… TUDO. Esvazie sua mente. Passe tudo para um caderno ou para sua máquina. Importante é tirar a responsabilidade mental, ou seja, de ter que se lembrar de tudo mentalmente. Documente todas as coisas que precisa realizar na sua vida de forma generalizada (grandes e pequenas coisas). Por favor, armazene tudo em local seguro e confiável, pois depois de se dedicar a essa primeira etapa, perder tudo o que conseguiu listar, será desmotivador.

  1. Processamento

Segundo passo: Reserve um tempo no seu dia para analisar sua lista e observe cada item. Reserve na agenda esse tempo. Não faça correndo naqueles 5 minutos que tem “livre” entre uma aula e outra. Assim não funcionará.

Veja as anotações que pedem uma ação imediata ou uma ação que inicie o desenrolar de sua tarefa ou pendência. E, quando for necessário, pondere essas ações. Veja abaixo como fazer:

  1. Pergunte: Qual o primeiro passo para chegar a uma solução? Se essa ação demandar cinco minutos ou menos, resolva logo! Postergar uma tarefa simples só serve para travar seu fluxo.

Exemplo: Ligar para uma determinada pessoa para tirar uma dúvida, fazer um pagamento pela Internet, assinar um documento que já foi lido e analisado, ligar para dar um oi para aquele alguém muito querido ou qualquer outra ação breve que leve menos de 5 minutos.

  1. Pergunte: Posso delegar? Se a resposta for positiva, é necessário registrar em uma lista específica e passar adiante. Não segure nada! Passe adiante. Delegue!
  2. Pergunte: Devo adiar? Se a decisão for por adiar, é preciso estabelecer um novo prazo para a execução da tarefa, de preferência em um dia da semana reservado para a execução dessas ações.
  1. Organização

A resposta que você deu para essas questões é determinante para uma boa execução das tarefas – lembrando que é essencial manter a organização, afinal, tudo que precisa ser feito, precisa ser bem feito e tem um prazo deve ser listado e analisado. Coloque prazo máximo e mínimo para a conclusão absoluta para cada item da sua lista. Quando inserir as ações iniciais e intermediárias, coloque da mesma forma o prazo ao lado de cada uma delas. Pode parecer trabalhoso, mas o resultado é garantido e recompensador. Imagine o alívio de ver que tudo está encaminhado e que suas pendências reduziram significativamente ou foram eliminadas. É muito bom!

  1. Execução

O momento da execução é um dos mais importantes do processo. Esse é o momento em que você começa a colocar a mão na massa e é fundamental que, nesse período, você não seja interrompido. Reserve um tempo real para essa etapa. Feche sua agenda. Fazer quando sobrar um tempinho será uma cilada grande e sem sucesso. 

  1. Revisão

É a hora de checar seu planejamento. Quando as prioridades são definidas, os dias seguintes devem ser organizados e o que não foi feito deve ser reagendado. Não ignore as pendências e não roube tempo de outras prioridades. Isso significa que você terá que fazer uma revisão semanal, olhando para as tarefas que já foram realizadas para aquelas que ainda não foram concluídas, pegar sua agenda e reservar tempo para cada coisa com o devido tempo necessário.

  1. O GTD se aplica a que perfil de pessoa?

O GTD (Getting Things Done) é uma metodologia que pode ser usada por qualquer um, afinal, ela é uma ferramenta extremamente útil ao gerenciamento de ações para conquistar uma produtividade eficiente e, por isso, não há contraindicações.

  1. Qual o grande diferencial do GTD em relação a outros métodos?

GTD não pretende separar a rotina pessoal da profissional. Muito pelo contrário! A ferramenta reúne todos os fatores em um só processo administrativo e esvazia a mente de quaisquer preocupações e ansiedades.

Essa ferramenta que sugiro nesse artigo não é uma metodologia de organização, mas sim de produtividade. Organização demais e execução de menos são sinais que algo está errado. Portanto, comece já. Produza já!

A aplicação do GTD exige estudo, prática, dedicação e empenho. É preciso insistir, corrigir os erros, buscar adequações e encontrar soluções para melhorar o sistema. O sucesso depende da disciplina, da obediência às etapas e de uma verdadeira intenção em progredir e alcançar uma produtividade diferenciada.
Bom desempenho para quem pretende apostar nesses passos e desenvolver um perfil mais produtivo com entregas e resultados mais sustentáveis.

Boa semana a todos!